Архив

Archive for the ‘management system development’ Category

ISO50001: система энергетического менеджмента

Стандарт ISO50001 снабжает организацию моделью управления энергетическими ресурсами и способами повышения эффективности их использования. Стандарт основан на известной модели PLAN-DO-CHECK-ACT, предполагающей постоянное улучшение энергопотребления. Он совместим с наиболее популярными стандартами ISO9001 и ISO14001, и оставляет в силе основные стадии управленческого цикла, а именно: политика, анализ руководства, внутренние аудиты, корректирующие и предупреждающие действия, мониторинг и анализ баз данных.

По отношению к функции энергопотребления введены дополнительные требования:
• Проведение анализа энергопотребления и определение основных аспектов рационального использования
• Определение энергетического базиса (и трендов)
• Планирование и постановка измеряемых целей и показателей энергетической результативности
• Управление операциями по использованию энергии
• Проектирование и закупка энергетических услуг, оборудования , систем и процессов

Рациональное использование рекомендаций стандарта должно принести экономическую выгоду.
Такие как повышение эффективности бизнеса, улучшение экономических показателей организации.
Ну и конечно, стандарт уменьшает бизнес риски посредством лучшего понимания об использовании различного вида энергии на предприятии , организации. Стандарт может быть так же  использован при проектировании одного из элементов непрерывного (sustainable) развития организации.

Ссылки внизу дополняют статью.
http://www1.eere.energy.gov/energymanagement/pdfs/iso_focusplus_centerfold_11-05.pdf

http://www.lrqasustainability.us/Images/LRQA_Practical_Guidance_ISO%2050001_FIN_LR_singles_02-27-12_small_tcm163-236268.pdf

 

http://www.sea.lt

Реклама

Постоянное улучшение систем менеджмента (СМ).

В рамках стандартов менеджмента качества, экологии, гигиены и безопасности труда в  системе управления можно минимально выделить четыре важных аспекта постоянного улучшения   ее качества :

  • Система
  • Ресурсы
  • Процессы
  • Продукты

 Давайте «по улучшаем» каждый из этих аспектов по очереди.

Система менеджмента — любая  прагматическая ревизия и изменение (пересмотр) стратегии, политики, процедур ( стандартов предприятия), инструкций, а так же методов и форм проведения анализа со стороны руководства, внутренних проверок ( аудитов) , корректирующих действий  с целью добиться большей результативности системы, может считаться улучшением в контексте ИСО стандартов.

 Ресурсы  

Здесь, прежде всего, нужно определить как происходит совершенствование и улучшение навыков, знаний  персонала- основного актива (assets) и ресурса предприятия. Уже наработаны и используются в практике менеджмента различные индикаторы (КПЭ) для  оценки подготовки, квалификации и уровня обучения работников. Эти КПЭ/KPI могут демонстрировать качество персонала формально, а не эмоционально.

Технологии и инфраструктура – это тоже ресурсы для улучшений.

 Процессы

Может  в организации уже «нарисовали» свои процессы бизнес циклов или  жизненных циклов продукта/услуги?? (Особенно чувствительный элемент системы  это процесс обратной связи с потребителем).

Любой переход от текстового описания к схематичному отображению процесса – это  улучшение. А в случае , если изменяются сами схемы процессов с целью «отрезать» этапы, не приносящие прибавочной стоимости – то, в моей терминологии, что супер  улучшение. Конечно, вы не найдете этого термина в стандартах, но можно представить какая последовательность изменений может применяться. Т.е. переход от оценки процесса на результативность  к его оценке на эффективность, судя по всему, находится на этапе схематизации.

 Продукты

Об улучшении продуктов сказано значительно больше, чем об улучшении СМ.  Понятно, что создание и запуск  нового продукта будет влиять на изменение систем управления и ее составляющих, или от обратного – изменение систем может привести к созданию нового продукта. Однако это случается не часто.

Улучшение продукта, наверняка, это изменение его характеристик, потребительских свойств, каналов продвижения.

Отлично, если менеджеры проведут бенчмаркинг или  самооценку бизнеса по действующим методикам. Это добавит «вес» в процесс постоянного (continues improvement)  улучшение систем.

Организация, которая не имеет политики и практики постоянного улучшения, не может полностью соответствовать требованиям ИСО стандартов систем менеджмента.

Эпизод 1. Риск менеджмент. Внутренние и внешние факторы.

С точки зрения стандарта ИСО 31000, а так же уровня  зрелости систем менеджмента, к внешнему контексту   при определении рисков деятельности целесообразно отнести :

— социальные, технические, экономические, экологические, политические, юридические, этические  культурные (STEEPLE), а так же ожидания заинтересованных лиц ( stakeholders) и действия конкурентов;

К внутреннему контексту организации относят :

—  уровень культуры организации, структуру системы менеджмента, бизнес процессы и стратегию по достижению целей и задач организации.

После появления стандарта ISO 31000 стало более очевидным, что понимание и интерпретация риска   более многогранна.

Ранее, в организациях, в большинстве своем, при упоминании слова риск  в бизнесе в первую очередь предполагались практики  превенции финансовых убытков: хеджирование, форварды, фьючерсы, опционы и другие инструменты финансовой инженерии были известны и употреблялись в больших компаниях. Принято считать, что в общей структуре рисков, в которых может себя идентифицировать компания, финансовые риски могут «весить» не более 25 %.  В «корзине рисков» уже реально  проявляются другие типы рисков, такие как этические,  экологические, стратегические, социальные,  юридические, а так же риски связанные с имиджем, квалификацией персонала, качеством продукции …  «Вес»  этих рисков варьируется по разному, для различных предприятий, организаций, учреждений.

 В качестве некоего примера попробуем разделить бизнес риски на четыре группы:

1. Финансовые риски: курсы валют, ставки по кредитам, цены на энергоносители …

2. Риски соответствия  законодательству (экология, трудовые отношения, безопасность),

спецификациям и стандартам, хорошим производственным практикам (GMP), отраслевым нормам, правилам …

3. Стратегические риски  на рынках в результате  действий конкурентов, изменения потребительского спроса, технологий, …

4. Оперативные риски, связанные с реализуемыми проектами, каналами сбыта, естественными факторами (изменение погоды, извержения вулканов …),  целостностью систем менеджмента предприятий, безопасность труда и бизнеса, инфраструктурой…

Другими словами  для того что бы идентифицировать риски конкретной организации и в последствии построить систему их управления, необходимо определить приоритетные  внешние и внутренние факторы существенные для конкретной организации и сравнить их с ее  ( организации) приоритетными оперативными и стратегическими целями бизнеса.

Понятно, что для мебельной фабрики и для института проектирования жилых зданий  факторы и ассоциированные риски будут разными. Однако они будут, и  только хорошая методика и подход способны максимально учесть контекст и окружение, в котором работает организации. Это позволит заложить  хороший фундамент в  вашу систему менеджмента рисков.

Корректирующее действие ( КД) или коррекция? 7 шагов по улучшению.

Как добиться большей эффективности по исправлению недостатков в работе?
Часто приходится наблюдать, что в организациях часто путают КД и коррекцию.

Коррекция — это быстрое устранение дефекта, сбоя в работе. Например — 10 из ста заказов выполнены с задержкой. Коррекция- это когда агенту отдела поставки скажут, что он подвел компанию и снизят месячный бонус.

Корректирующее действие — это процесс по устранению причины (если возможно) возникновения дефектов, сбоев, несоответствий. Как каждый процесс — он имеет «вход » и «выход». Давайте проанализируем приведенный пример, что бы пройти этот процесс.

1. Вход — это фиксация и формулировка несоответствия/ проблемы.
Лучше это делать письменно в специальной форме в компьютере.

2. Согласование формулировки несоответствия и сроков его устранения у владельца процесса доставки, где обнаружена проблема.
Например: 10 % от общего количества заказов не выполнено в срок в текущем месяце. Показатель эффективности (KPI/КПЭ) процесса : поставка товаров только в срок. Т.е. 0% не в срок – показатель работы процесса.

3. Выяснение причины невыполнения заказа в срок.
В некоторых компаниях для этого используют технику 3(5)WHY, получившую популярность от ее простоты и эффективности. Техника заключается в необходимости найти ответ на 3-5 раз формулируемый вопрос, ПОЧЕМУ…
3.1 Вопрос: Прочему произошла задержка?
Ответ: Заказы выполнены в пятницу и не были, срок отгружены .
3.2 Вопрос: Почему заказы выполнены в пятницу?
Ответ: Агент был послан в командировку в четверг и не успел оформить накладные.
3.3. Вопрос: Почему …..?
Ответ: Плохо спланировали работу отдела продаж на текущий месяц.
3.4. Вопрос: Почему…..
Ответ: В начале месяца не был проведено совещание по планированию работы отдела доставки.

Ответ на четвертом этапе приблизил к причине несответствия. Можно задать вопрос в пятый и шестой и т. д.… раз. Все зависит от глубины анализа, который вы хотите произвести, для того, что бы причина была бы установлена.

4. Определение корректирующего действия или плана.
Например:
4.1.Откорректировать практику (процедуру) проведения производственных совещаний.
4.2. Ввести взаимозаменяемость сотрудников в отделе доставки.
5. Выполнение плана и регистрация результатов и даты фактического выполнения КД.
6. Анализ эффективности КД.
7. Выход процесса:
7.1. Закрытие несоответствия.
7.2. Ноль % опозданий в процессе поставки.

Мы раскрыли две техники производительного управленческого труда: семь этапов повышения эффективности КД и техника 5WHY для поиска причины проблемы. Уверены, это поможет при грамотном использовании.

7 вопросов по улучшению. Анализируем системы менеджмента.

Анализ систем менеджмента со стороны руководства.
В некоторых компаниях к этому элементу системы менеджмента относятся как к необходимости соответствовать стандарту (ам) , а не как к инструменту управления организацией.
Для повышения эффективности совещание целесообразно ответить на несколько вопросов, присущих развитым организациям, где уровень культуры управления достаточно высок.

1.Применяется ли в организации управленческие циклы контроля и развития процессов?
Например проводятся ли еженедельные (производственные совещания), квартальные (маркетинг, инфраструктура, персонал…), годовые (годичный анализ показателей, инвестиционный проекты, новые продукты и т.д.) совещания.

2.Есть ли в повестке дня годовых совещаний вопросы анализа систем менеджмента (качества (СМК ИСО9001), экологии (СЭМ ИСО14001), безопасности труда (СМБТ OHSAS18001)). Иногда бывает, что анализ бизнеса происходит отдельно, а анализ систем менеджмента – отдельно.

3. Анализ руководства Системы Менеджмента это процесс? Если да, то:
• Какая информация является входом процесса анализа (смотри минимальный набор в стандартах);
• Какие решения принимаются в процессе анализа?
• Утверждается ли план по осуществлению решений совещания (action plan)?

4. Как готовятся материалы для совещания? (устная информация, письменные отчеты на «бумаге» или электронных носителях).

5. Определены ли и установлены КПЭ – ключевые показатели эффективности основных (core) и вспомогательных (support) процессов, работа которых предполагается анализировать на совещании? Если этих показателей нет, то трудно ожидать конкретных результатов от совещания.

6. Существуют ли в организации техники оценки рисков и как эти техники используются в процессе принятия решений по улучшению систем менеджмента, при внедрении новых продуктов и инвестиционных программ.

7. Кто готовит совещание по анализу систем менеджмента? Обладает ли знаниями этот сотрудник для того, что бы оперировать терминами : пригодность, адекватность и эффективность систем менеджмента; бизнес цели организации и их соразмерность целям систем менеджмента и их процессов.

7 советов как увеличить эффективность аудитов

Внутренние аудиты в компаниях это  очередные придумки или необходимый элемент улучшения систем менеджмента?

Бывает трудно понять, зачем некоторые компании тратят  деньги, бумагу и особенно время на проведение аудитов?  Возьмем крайний вариант:  после аудитов отчеты сделаны под копирку,  находок практически нет, анализировать нечего.

В глазах менеджера по качеству не высказанный вопрос: «Зачем мне это надо, я и так все знаю.»

А действительно , зачем?

Внутренний аудит — это инструмент менеджера по проверке процессов  системы менеджмента на их результативность и соответствие правилам работы, установленными директором и \или собственником. Результат будет минусовой если перед аудитом не ответить на простые вопросы:

1. Какая цель аудита и его критерии?

Другими словами , когда вы проводите аудит, то что вы делаете?  Подсказки: отбываете положенное время, проверяете, инспектируете, сравниваете, ищите проблему, ищите ответ на вопрос как улучшить процесс?…

2. Кто получатель результатов аудита?

(директор, собственник, клиент… или все идет в  файл архива)?

3. Какая цель аудитируемого процесса?

Это не простой вопрос.  Для того , что бы в этом убедиться посторайтесь ответить сами себе (( можете ответ прислать нам:):) на вопрос: «Что является целью и результатом процесса изготовления чая?»

4.Какие показатели (индикаторы ) процесса проверяются? Есть  ли КПЭ  вообще?

5. А кто аудитор?

Какая у него подготовка, навыки, отношение к аудиту? Умеет ли он находить ответы на типичные вопросы аудита результативности: «Что если…?» , «Какие этапы процесса не несут прибавочной стоимости?»…

6. Как участвуют и какой вклад в аудит вносят работники предприятия?

7. Отчет аудиторов это секретный документ предприятия или документ для обсуждения в отделах ?

Содержат ли отчеты  предложения по исправлению ошибок ,  возможности к улучшению?

Получился краткий чек лист по подготовке к аудитам.  Попробуйте!

Поделитесь результатом.

http://www.sea.lt

Управление рисками ( ISO 31000)

В ноябре 2009 вышел новый  стандарт  ИСО 31000 «Риск Менеджмент – Принципы и Руководство» (ISO 31000 Risk management – Principles and guidelines).

Его долго ждали, и сейчас, имеется, по крайней мере, международная принятая норма и терминология в обасти управления бизнес рисками на  предприятиях и  в организациях.

Риск * определяется как эффект неопределенности  при достижении целей.

В стандарте вводятся  определения ключевых понятий, таких как риск менеджмент (РМ), процесс управления рисками,   внешние и внутренние контексты рисков, заинтересованные стороны, вероятность возникновения и последствия событий и другие.

Предполагается, что организация/предприятие применяющая требование стандарта будет следовать перечисленным принципам:

Раздел 3

А) РМ образует и защищает ценность, стоимость;

Б) РМ является интегрированной частью всех организационных процессов;

В) РМ является частью процесса принятия решений;

Г) РМ принимает во внимание неопределенность и ее свойства;

Д) РМ это систематический, структурированный и распределенный во времени  подход (метод);

Е) РМ базируется на наиболее достоверной  (объективной) информации;

Ж) РМ основывается на внешних и внутренних факторах (характеристиках) организации;

З) РМ принимает во внимание  культурные и персональные  особенности  людей  участвующих в  достижении поставленных целей организацией;

Е) РМ это «прозрачный» процесс  для заинтересованных сторон (stakeholders);

К) РМ это динамичный и реагирующий на изменения процесс;

Л) РМ способствует постоянному улучшению организации.

Далее в стандарте ( раздел 4) даются рекомендации по разработки системы управления рисками, ее дизайну, статусу и интеграции в организационные процессы,  а так же анализу и улучшению.

Раздел 5 устанавливает требования к  основным этапам процесса риск — менеджмента, таким как:

  • постановка внутренних и внешних факторов (контекста),
  • определения  источников  и зон риска,
  • анализ риска,
  • оценка риска,
  • контроль (treatment) риска (в.т.ч. передача риска другим исполнителям),
  • мониторинг и анализ процесса

Кому это надо?

Это инструмент для менеджеров всех уровней позволяющий методически уменьшать неопределенность при достижении бизнес целей. Стандарт, основываясь на европейском опыте, дает возможность внедрить в практику систем менеджмента финансов, качества, экологии, безопасности труда, информационной безопасности и др., действующий метод оценки последствий  негативных факторов и превенции будущих рисков для бизнеса. Еще один шаг в повышении качества менеджмента.

* перевод и интерпретация текста стандарта  является не официальной.

http://www.sea.lt