Архив

Posts Tagged ‘качество’

Корректирующее действие ( КД) или коррекция? 7 шагов по улучшению.

Как добиться большей эффективности по исправлению недостатков в работе?
Часто приходится наблюдать, что в организациях часто путают КД и коррекцию.

Коррекция — это быстрое устранение дефекта, сбоя в работе. Например — 10 из ста заказов выполнены с задержкой. Коррекция- это когда агенту отдела поставки скажут, что он подвел компанию и снизят месячный бонус.

Корректирующее действие — это процесс по устранению причины (если возможно) возникновения дефектов, сбоев, несоответствий. Как каждый процесс — он имеет «вход » и «выход». Давайте проанализируем приведенный пример, что бы пройти этот процесс.

1. Вход — это фиксация и формулировка несоответствия/ проблемы.
Лучше это делать письменно в специальной форме в компьютере.

2. Согласование формулировки несоответствия и сроков его устранения у владельца процесса доставки, где обнаружена проблема.
Например: 10 % от общего количества заказов не выполнено в срок в текущем месяце. Показатель эффективности (KPI/КПЭ) процесса : поставка товаров только в срок. Т.е. 0% не в срок – показатель работы процесса.

3. Выяснение причины невыполнения заказа в срок.
В некоторых компаниях для этого используют технику 3(5)WHY, получившую популярность от ее простоты и эффективности. Техника заключается в необходимости найти ответ на 3-5 раз формулируемый вопрос, ПОЧЕМУ…
3.1 Вопрос: Прочему произошла задержка?
Ответ: Заказы выполнены в пятницу и не были, срок отгружены .
3.2 Вопрос: Почему заказы выполнены в пятницу?
Ответ: Агент был послан в командировку в четверг и не успел оформить накладные.
3.3. Вопрос: Почему …..?
Ответ: Плохо спланировали работу отдела продаж на текущий месяц.
3.4. Вопрос: Почему…..
Ответ: В начале месяца не был проведено совещание по планированию работы отдела доставки.

Ответ на четвертом этапе приблизил к причине несответствия. Можно задать вопрос в пятый и шестой и т. д.… раз. Все зависит от глубины анализа, который вы хотите произвести, для того, что бы причина была бы установлена.

4. Определение корректирующего действия или плана.
Например:
4.1.Откорректировать практику (процедуру) проведения производственных совещаний.
4.2. Ввести взаимозаменяемость сотрудников в отделе доставки.
5. Выполнение плана и регистрация результатов и даты фактического выполнения КД.
6. Анализ эффективности КД.
7. Выход процесса:
7.1. Закрытие несоответствия.
7.2. Ноль % опозданий в процессе поставки.

Мы раскрыли две техники производительного управленческого труда: семь этапов повышения эффективности КД и техника 5WHY для поиска причины проблемы. Уверены, это поможет при грамотном использовании.

Реклама

7 вопросов по улучшению. Анализируем системы менеджмента.

Анализ систем менеджмента со стороны руководства.
В некоторых компаниях к этому элементу системы менеджмента относятся как к необходимости соответствовать стандарту (ам) , а не как к инструменту управления организацией.
Для повышения эффективности совещание целесообразно ответить на несколько вопросов, присущих развитым организациям, где уровень культуры управления достаточно высок.

1.Применяется ли в организации управленческие циклы контроля и развития процессов?
Например проводятся ли еженедельные (производственные совещания), квартальные (маркетинг, инфраструктура, персонал…), годовые (годичный анализ показателей, инвестиционный проекты, новые продукты и т.д.) совещания.

2.Есть ли в повестке дня годовых совещаний вопросы анализа систем менеджмента (качества (СМК ИСО9001), экологии (СЭМ ИСО14001), безопасности труда (СМБТ OHSAS18001)). Иногда бывает, что анализ бизнеса происходит отдельно, а анализ систем менеджмента – отдельно.

3. Анализ руководства Системы Менеджмента это процесс? Если да, то:
• Какая информация является входом процесса анализа (смотри минимальный набор в стандартах);
• Какие решения принимаются в процессе анализа?
• Утверждается ли план по осуществлению решений совещания (action plan)?

4. Как готовятся материалы для совещания? (устная информация, письменные отчеты на «бумаге» или электронных носителях).

5. Определены ли и установлены КПЭ – ключевые показатели эффективности основных (core) и вспомогательных (support) процессов, работа которых предполагается анализировать на совещании? Если этих показателей нет, то трудно ожидать конкретных результатов от совещания.

6. Существуют ли в организации техники оценки рисков и как эти техники используются в процессе принятия решений по улучшению систем менеджмента, при внедрении новых продуктов и инвестиционных программ.

7. Кто готовит совещание по анализу систем менеджмента? Обладает ли знаниями этот сотрудник для того, что бы оперировать терминами : пригодность, адекватность и эффективность систем менеджмента; бизнес цели организации и их соразмерность целям систем менеджмента и их процессов.

Стандарт ISO9001 , простая интерпретация

By sea9001

Система менеджмента качества, основанная на базе стандарта ISO9001:2008, предназначена  для уменьшения  рисков поставки  некачественной продукции на рынок. Предоставляет повышенную уверенность покупателям/клиентам в том,  что в процессе производства, продукт будет изготавливаться по определенным требованиям, и , в случае брака, покупатель может рассчитывать на большее внимание производителя к его, покупателя, претензии или просьбе. Система создается  и работает  как часть общего  управления предприятия. Объектом управления системы, являются процесс(ы) жизненного цикла продукта (услуг):

  • Основной Процесс: маркетинг, продажа, проектирование, производство, поставки, послепродажный сервис;
  • Вспомогательные процессы: складирование,  управление измерительным оборудованием, управление ресурсами (персонал, инфраструктура), управление документами, изучение мнения клиента;
  • Процессы менеджмента:  Политика в области качества, Цели,  внутренний аудит, корректирующие и превентивные меры, анализ системы со стороны руководства).

Стандарт имеет специфическую терминологию.

Из чего состоит СМК

Формально, система  предприятия/ организации  состоит из пакета (набора) документов: Политика предприятия в области качества, Цели в области менеджмента качества, Процессы, Регистр законодательных и других требований в области качества относящихся к предприятию, обязательные Процедуры  и оперативные Инструкции, регулирующие превенцию рисков и контроль  этапов процессов. Для уменьшения рутины, разрабатываются специальные Матрицы документов, Бланки, Формы, Регистры и Журналы.

Иногда Цели в области качества заменяют  Ключевыми Показателями Деятельности (Key Performance Indicators, KPI).

Деятельностно, СМК структурирует этапы производства (оказания услуги), ресурсы, информационные, материальные потоки и   результаты в единую систему управления процессами.

И если топ менеджмент имеет цель упорядочить управление бизнесом в компании, то ISO 9001 является хорошей начальной моделью сделать это.

Кому это надо?

Надо тем, кого уже попросили представить систему (обычно это покупатели продукции/услуги или государственные  органы).

Уже чаще случается, когда СМК нужна собственникам или топ менеджерам, для которых СМК является первым шагом компании по пути  повышения эффективности процессов, а так же, обеспечению достаточного и ожидаемого  покупателем уровня качества продукта/услуги.

Для предоставления дополнительных гарантий, производитель/фирма может пройти процесс  добровольного сертификационного аудита. Результатом аудита является сертификат, выдаваемый специальной компанией.   Наличие сертифицированной системы и, конечно, качественного продукта,  показывает, что компания действительно имеет то, что декларирует — Систему Менеджмента Качества.

Что далее?

Стандарт пересматривается в 2015 г. Новая структура стандарта ISO9001 отражает современные тенденции в управлении бизнесом.

Стандарт включает новые требования к системам менеджмента , такие как риск менеджмент, необходимость оценивать риски. Переработаны требования к превентивным действиям, а так же к элементу постоянного улучшения систем, облегченны требование к документации систем

http://www.sea.lt