Архив

Posts Tagged ‘несоответствие’

Проверка выполнения или follow-up после внутреннего аудита.

После проведения аудита, исправления недоработок, необходимо оценить эффективность корректирующих действий. На этом этапе оценивается было ли в действительности найдена и удалена причина несоответствия . Очень часто обнаруживается, что действия проведены, но результат не достигнут. А это значит, что риск повторения несоответствий и возникновения сбоев процесса очень высок. Другими словами, повторно «наступить на грабли» очень даже вероятно.
Читать далее…

Реклама

3 примера формулировки несоответствий во время внутреннего аудита

Во время внутреннего аудита систем менеджмента могут быть замечены несоответствия в следовании процедурам, правилам или инструкциям.
Несоответствия подлежат четкой формулировке для того, чтобы тот, кому адресовано несоответствие, мог наметить план по проведению корректирующих действий.

Кто может являться адресатом вашего отчета и находок аудита?
Это прежде всего :
• топ менеджеры;
• руководители подразделений, где проходил аудит;
• владельцы процессов;
• следующий аудитор, который будет направлен оценить эффективность корректирующих действий;
• внешний аудитор, представляющий сертификационную организацию и др.

Читать далее…

Корректирующее действие ( КД) или коррекция? 7 шагов по улучшению.

Как добиться большей эффективности по исправлению недостатков в работе?
Часто приходится наблюдать, что в организациях часто путают КД и коррекцию.

Коррекция — это быстрое устранение дефекта, сбоя в работе. Например — 10 из ста заказов выполнены с задержкой. Коррекция- это когда агенту отдела поставки скажут, что он подвел компанию и снизят месячный бонус.

Корректирующее действие — это процесс по устранению причины (если возможно) возникновения дефектов, сбоев, несоответствий. Как каждый процесс — он имеет «вход » и «выход». Давайте проанализируем приведенный пример, что бы пройти этот процесс.

1. Вход — это фиксация и формулировка несоответствия/ проблемы.
Лучше это делать письменно в специальной форме в компьютере.

2. Согласование формулировки несоответствия и сроков его устранения у владельца процесса доставки, где обнаружена проблема.
Например: 10 % от общего количества заказов не выполнено в срок в текущем месяце. Показатель эффективности (KPI/КПЭ) процесса : поставка товаров только в срок. Т.е. 0% не в срок – показатель работы процесса.

3. Выяснение причины невыполнения заказа в срок.
В некоторых компаниях для этого используют технику 3(5)WHY, получившую популярность от ее простоты и эффективности. Техника заключается в необходимости найти ответ на 3-5 раз формулируемый вопрос, ПОЧЕМУ…
3.1 Вопрос: Прочему произошла задержка?
Ответ: Заказы выполнены в пятницу и не были, срок отгружены .
3.2 Вопрос: Почему заказы выполнены в пятницу?
Ответ: Агент был послан в командировку в четверг и не успел оформить накладные.
3.3. Вопрос: Почему …..?
Ответ: Плохо спланировали работу отдела продаж на текущий месяц.
3.4. Вопрос: Почему…..
Ответ: В начале месяца не был проведено совещание по планированию работы отдела доставки.

Ответ на четвертом этапе приблизил к причине несответствия. Можно задать вопрос в пятый и шестой и т. д.… раз. Все зависит от глубины анализа, который вы хотите произвести, для того, что бы причина была бы установлена.

4. Определение корректирующего действия или плана.
Например:
4.1.Откорректировать практику (процедуру) проведения производственных совещаний.
4.2. Ввести взаимозаменяемость сотрудников в отделе доставки.
5. Выполнение плана и регистрация результатов и даты фактического выполнения КД.
6. Анализ эффективности КД.
7. Выход процесса:
7.1. Закрытие несоответствия.
7.2. Ноль % опозданий в процессе поставки.

Мы раскрыли две техники производительного управленческого труда: семь этапов повышения эффективности КД и техника 5WHY для поиска причины проблемы. Уверены, это поможет при грамотном использовании.